Vous avez pu travailler dans un document Microsoft Word en même temps que quelqu’un d’autre pendant de nombreuses années. Depuis Word 2010, si le fichier est stocké quelque part comme OneDrive ou SharePoint, vous avez partagé le fichier avec les personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer, et il est au format .DOCX plutôt qu’au format .DOC.
Le bouton Partager en haut à droite du ruban vous montre quelles autres personnes travaillent dans le même document que vous, et des drapeaux colorés avec leurs initiales vous indiquent où dans le fichier ils font des changements, afin que tout le monde n’essaye pas de faire le même changement au même moment. Microsoft appelle cela la co-création.
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Les conflits d’édition de mots peuvent entraîner une confusion et une perte de travail
Les anciennes versions de Word verrouillent l’intégralité du paragraphe dans lequel chaque personne a placé son curseur pour éviter l’écrasement, mais même si vous pouvez voir où quelqu’un d’autre tape, vous pouvez toujours modifier quelque chose qui interfère avec ce sur quoi ils travaillent – et si l’un de vous travaille hors ligne, vous pouvez tous les deux modifier la même phrase de différentes manières.
Si vous utilisez Word sur iPad, deux personnes peuvent modifier la même section en même temps, mais le document ne sera pas enregistré tant que vous n’aurez pas coché l’onglet Conflits pour prendre une décision concernant les modifications qui entrent en conflit.
Si vous apportez des modifications conflictuelles dans Word de bureau alors que vous n’êtes pas connecté, lorsque vous revenez en ligne, vous verrez une erreur de synchronisation de OneDrive lorsque vous revenez en ligne vous indiquant que vous devez ouvrir le document et gérer le conflit ( vos modifications seront stockées dans une copie locale du document avec le nom de votre ordinateur en annexe). Si cela se produit pendant que vous êtes en ligne, vous verrez une barre d’erreur dans Word vous indiquant que votre téléchargement a échoué et que l’enregistrement automatique cessera de fonctionner – et vous cesserez de voir les nouvelles modifications d’autres personnes dans le document, donc si vous continuez à travailler vous ne ferez que reculer davantage.
Quoi qu’il en soit, la résolution du problème a signifié abandonner vos propres modifications (choisissez Ignorer les modifications), enregistrer une copie locale du document – ou copier temporairement le contenu dans un document vierge – puis refaire toutes vos modifications, soit en faisant défiler le document manuellement ou à l’aide des outils de comparaison de l’onglet Révision du ruban.
Parfois, vous verrez un bouton Résoudre sur la barre d’erreur qui vous permet de parcourir toutes les modifications conflictuelles comme si vous utilisiez le suivi des modifications et d’accepter ou de rejeter chacune d’elles. Cela signifie généralement que quelqu’un qui éditait le document n’avait pas activé l’enregistrement automatique en premier lieu, mais cela peut en fait être plus facile à résoudre car cela indique clairement où se trouvent les problèmes.
Résoudre les problèmes de collaboration
La nouvelle façon de récupérer de ces types de conflits d’édition qui a été déployée dans les récentes versions d’Office Insider (2208 et versions ultérieures du canal bêta) vous permet également d’examiner les modifications conflictuelles sans les faire ressembler à une erreur ou vous demander de créer plusieurs documents afin que vous puissiez copier et coller ce que vous avez déjà tapé une fois. Au lieu de cela, la notification jaune en haut de votre document vous demande d’examiner les modifications conflictuelles et les affiche sous forme de modifications suivies, mais l’auteur est affiché sous Microsoft Word plutôt que l’un de vos collègues.
- Cliquez sur Examiner les modifications et vous verrez les conflits mis en évidence dans le document. Vous devrez peut-être activer Afficher les marques ou sélectionner Toutes les marques sous Suivi des modifications dans l’onglet Révision de la barre d’outils pour les rendre visibles.
- Ou vous pouvez utiliser les boutons de navigation Accepter et Refuser dans la liste déroulante Modifications pour les parcourir et traiter chacune d’entre elles.
Mais assurez-vous que vous ne travaillez pas dans une copie hors ligne du document pendant que vous modifiez, afin que tout le monde puisse voir vos modifications pendant que vous travaillez, et vous obtiendrez les modifications qu’ils apportent en direct dans le document.
Parfois, vous verrez que vous et un autre auteur avez fait des choix différents, comme utiliser un mot ou un chiffre pour un nombre ou mettre à jour une référence avec des informations plus récentes. D’autres fois, vous verrez que le texte que vous avez ajouté au document a été supprimé – non pas parce que quelqu’un d’autre l’a supprimé exprès, mais parce que Word n’a pas pu le télécharger et synchroniser le document ; dans ce cas, rejeter le changement remettra ce que vous avez ajouté sans tout le travail supplémentaire de le copier ou de le retaper.
Vous pouvez également voir un bouton Actualiser sur la barre d’outils vous indiquant qu’une version plus récente du document est disponible ; cela signifie qu’il y a eu un problème avec votre connectivité réseau, mais que vous n’avez apporté aucune modification conflictuelle. Bien que Word ne puisse pas mettre à jour automatiquement le document avec les modifications d’autres personnes, vous n’avez pas à modifier votre propre travail.
Il peut arriver que Word se ferme soudainement, se rouvre et vous dise que le document a été mis à jour – cela signifie que vous avez eu le même type de problèmes de réseau, mais ils sont résolus et vous n’avez pas besoin de modifier vos modifications. . Considérez-le comme Word appuyant sur le bouton Actualiser pour vous sans demander – c’est ennuyeux, mais cela vous évite d’avoir à prendre des décisions concernant des modifications conflictuelles plus tard parce que vous ne travaillez pas dans une ancienne version du document.
Co-création dans Word, SharePoint et OneDrive
Si vous utilisez Word sur le Web, une version mobile de Word ou la version de bureau de Word 2016 ou une version ultérieure, les modifications sont enregistrées automatiquement et vous verrez tous les modifications des autres plus ou moins en temps réel – tant que vous avez tous Abonnements Microsoft 365. Quelqu’un qui utilise une ancienne version de Word ou qui n’a pas d’abonnement Office devra cliquer sur Enregistrer pour synchroniser ses modifications et voir les vôtres.
De même, plusieurs personnes peuvent modifier le même fichier Word en même temps s’il est stocké dans SharePoint Server. Lorsqu’une personne enregistre le fichier, toutes les autres personnes qui y travaillent reçoivent une notification indiquant qu’il existe de nouvelles modifications qu’elles peuvent choisir de voir immédiatement ou d’attendre et de voir plus tard.
C’est la même expérience que si vous travaillez sur un document stocké dans OneDrive ou OneDrive Entreprise lorsque vous n’êtes pas connecté : vous pouvez continuer à le modifier et, lorsque vous revenez en ligne, les autres personnes du document seront informées de vos modifications. , et vous verrez une notification pour toutes les modifications qu’ils ont apportées. Vous recevrez également une notification indiquant que quelqu’un a apporté des modifications lorsque vous rouvrez un document qui a été modifié depuis la dernière fois que vous avez travaillé dessus.
Si vous vous en tenez à Word sur le Web, vous pouvez partager et modifier des documents en collaboration lorsqu’ils sont stockés sur des services capables de gérer la co-création comme Box, Dropbox ou Citrix ShareFile, et selon l’abonnement que vous avez à votre service de stockage, vous peut ne pas avoir besoin d’un abonnement Office. Avec Box et certains autres services, vous pouvez également co-créer sur iOS ; avec Dropbox, cela fonctionne aussi sur Android. Mais vous ne pouvez pas co-créer des documents stockés sur Google Drive dans Office sur le Web ou sur tout autre appareil.
Si vous n’arrivez pas à faire fonctionner la co-création, il y a quelques points à vérifier, en commençant par savoir si vous êtes en ligne. Des documents très longs, des documents qui ont été laissé ouvert très longtempsla stratégie de groupe, les autorisations de document, les documents maîtres, la présence de macros dans le document, les contrôles ActiveX et les objets OLE peuvent tous bloquer l’édition simultanée.
Le problème le plus courant est celui des modifications conflictuelles, c’est-à-dire lorsque deux auteurs apportent des modifications différentes à la même section. Ces mises à jour de co-création Word qui informent les rédacteurs offrent un moyen plus transparent d’approuver ou de rejeter les modifications et l’actualisation automatique du document réduit la confusion lorsque plusieurs personnes travaillent dans un document.
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