Microsoft acaba de hacer gratuito Outlook para Mac, una medida que sin duda fomentará su adopción. Si utilizas Outlook para Mac o estás pensando en cambiarlo, a continuación te explicamos cómo personalizar las vistas de correo electrónico de la aplicación.
Microsoft Outlook ha sido durante mucho tiempo el estándar de facto para las aplicaciones de cliente de correo electrónico empresarial, y por una buena razón. El programa es fiable, ofrece una fácil configuración de cuentas y, en general, elimina muchos de los problemas de formato y otros posibles problemas que el personal de TI centrado en Microsoft y otros podrían a veces tener la tentación de atribuir a la aplicación de correo electrónico nativa del Mac.
A principios de marzo de 2023, Microsoft hizo gratuita la aplicación Outlook para Mac. Antes se requería una suscripción a Microsoft 365 o una licencia independiente.
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Cómo obtener Outlook para Mac
Microsoft Outlook para Mac es fácil de conseguir. Sólo tiene que ir a Mac App Store y descargue el programa.
Una vez instalado, asocie su cuenta de correo electrónico a la aplicación. Para añadir una cuenta de correo electrónico a Outlook para Mac, abra el programa, haga clic en Herramientas en la barra de menús y, a continuación, seleccione Cuentas. En la ventana Cuentas que aparece, haga clic en el icono + (Figura A).
Figura A
Añada cuentas de correo electrónico a Outlook para Mac mediante la ventana Cuentas.
Tan versátil como siempre, Outlook para Mac permite asociar diversas cuentas de correo electrónico, incluidas las de Microsoft Exchange, IMAP, Google y Apple iCloud. Un asistente para añadir cuentas (Figura B) para facilitar el proceso.
Figura B
Outlook para Mac incluye un Asistente para agregar cuentas que le ayudará a conectar cuentas de correo electrónico.
Tras introducir la dirección de correo electrónico y especificar la configuración de cuenta necesaria, Outlook para Mac añade la cuenta de correo electrónico. A continuación, los mensajes correspondientes deberían aparecer en la aplicación.
Cómo personalizar Outlook para Mac
El cliente de correo electrónico de Microsoft para Mac permite personalizar fácilmente las combinaciones de visualización. Figura C muestra una opción en la que se ocultan las carpetas de Mi día y las barras laterales para que el lector pueda centrarse en los mensajes.
Figura C
Existen varias configuraciones y ajustes de visualización disponibles con Outlook para Mac. Aquí, las barras laterales están ocultas para que pueda concentrarse en los mensajes.
Una de las mejores formas de navegar por las configuraciones de visualización en Outlook para Mac es hacer una pausa cuando pase el ratón por encima de varios iconos. Al cabo de un momento, como de costumbre, la aplicación mostrará las explicaciones contextuales correspondientes. Utilizando este método, puede realizar las siguientes operaciones:
- Active y desactive la barra lateral de carpetas en el panel de navegación izquierdo.
- Ocultar y mostrar el panel de notificaciones de la derecha.
- Mostrar más elementos ocultos en la lista de iconos mostrada, que permiten eliminar, responder y reenviar mensajes.
- Compartir elementos mediante Equipos.
- Enviar información a OneNote.
- Notifique los mensajes de phishing sospechosos.
Puede acceder a otras configuraciones de visualización de Outlook para Mac haciendo clic en Ver en la barra de menús. Las opciones incluyen ocultar o desactivar las vistas previas de los mensajes y convertir los mensajes a la vista Conversaciones, en la que Outlook difunde los mensajes.
Puedes colocar el panel de lectura -la ventana donde aparece el contenido del mensaje- en la parte derecha de la pantalla. Algunos profesionales prefieren colocar este panel en la parte inferior de la aplicación. Para cambiar la ubicación, haga clic en Ver y luego en Panel de lectura y especifique Derecha, Abajo u Oculto (para eliminar el panel de lectura por completo).
Outlook para Mac también ofrece una Bandeja de Entrada Enfocada. Cuando está activada, esta función separa los correos electrónicos en dos pestañas: una para Enfocado y otra titulada, quizá inspiradoramente, Otros.
Los mensajes considerados importantes se colocan en la pestaña Prioridad, mientras que la información sospechosa de ser menos relevante se mueve a la pestaña Otros. Para activar la Bandeja de entrada prioritaria, haga clic en Ver y seleccione Activar bandeja de entrada prioritaria. Para desactivar la función, haga clic en Activar bandeja de entrada prioritaria, lo que eliminará la marca que indica que la función está procesando activamente los mensajes de la bandeja de entrada y devolverá la configuración a la vista tradicional.
La vista previa del mensaje es otro elemento que puede añadirse o eliminarse fácilmente de la vista de mensajes de la aplicación. La imagen mostrada anteriormente en la Figura C presentaba vistas previas, que aparecen como una vista previa del mensaje de una línea en cada correo electrónico correspondiente, inmediatamente debajo de la línea de asunto respectiva.
Aunque la barra de herramientas predeterminada de Outlook para Mac funciona bien, es fácil realizar ajustes y le ahorrará un momento a lo largo de la jornada laboral. Para ajustar la barra de herramientas, haga clic en Ver y, a continuación, seleccione Personalizar barra de herramientas. Aparecerá la ventana Personalizar barra de herramientas (Figura D). Basta con arrastrar y soltar el icono correspondiente para añadir, eliminar o cambiar su ubicación en el cliente de correo electrónico.
Figura D
Cuando se selecciona la barra de herramientas Personalizar en Outlook para Mac, los iconos que aparecen en la ventana Personalizar ondulan suavemente para indicar que la aplicación está en modo Personalizar. Borrar, Archivar, Anclar/Eliminar, Deshacer y Bloquear son algunas de las muchas opciones de personalización disponibles.
Unos cuantos ajustes rápidos producen dividendos continuos
Outlook para Mac es un cliente de correo electrónico robusto, fiable y de alto rendimiento. Ahora que es gratuito, aún más usuarios de Mac pueden utilizar la aplicación para la mayoría de cuentas o servicios de correo electrónico. Tomarse el tiempo necesario para realizar primero algunos retoques o ajustes garantiza que la herramienta se ajuste a las preferencias personales y ayuda a la productividad a lo largo de cada jornada laboral, por lo que la rápida inversión de tiempo correspondiente bien merece el esfuerzo. En el peor de los casos, si determinas que un ajuste de vista que has introducido no funciona como esperabas, siempre puedes volver atrás.